Care amiche ed amici,

Ancora un po’ di pazienza le iscrizioni sono alle porte…
il 1 Ottobre apriranno le registrazioni on-line e sarà svelata la data dell’evento!

Il Comitato Organizzatore ricorda che tutti i dati relativi alla partecipazione, alle iscrizioni devono pervenire attraverso la piattaforma on-line a cui si accede, previa registrazione, attraverso il sito www.florencebcs2018.org area REGISTRAZIONE.

Di seguito ulteriori dettagli di cui prendere nota:
1) Il Festival prevede un numero massimo di 120 equipaggi ammessi all’evento
2) Sono previste 2 tipologie di registrazioni: EARLY BIRD e STANDARD

• A. La registrazione Early Bird prevede una quota per persona di €.250 mentre quella Standard prevede una quota per persona di €.300,00.
• B.L’acconto per la registrazione di una squadra è per 22 persone (20 pagaiatrici, 1 timoniere ed 1 tamburino)
• C.L’acconto da versare per entrambe le registrazioni è di €.2.200
• D.La quota totale dovuta per l’Early Bird è di minimo €.5.500 per 22 persone (si veda i dettagli più sotto). La quota totale dovuta per la registrazione Standard è di minimo €.6.600 per 22 persone (si veda i dettagli più sotto).
• E. I supporters potranno godere dell’Early Bird purchè facciano parte di una squadra con un equipaggio completo (20 pagaiatrici, 1 timoniere ed 1 tamburino). Soltanto i supporters maggiorenni potranno partecipare alle gare riservate alla categoria supporters.

3) SCADENZE PER ISCRIZIONI E PAGAMENTI
01/10/2016: APERTURA ACCREDITO

01/10/2016 – 31/12/2016: EARLY BIRD REGISTRATION (quota agevolata totale di €.250,00 a persona, per un minimo di 22 persone (20 pagaiatrici, 1 timoniere ed 1 tamburino). Durante il periodo dell’Early Bird le squadre potranno accreditarsi alla quota di €.250 a persona ricevendo uno sconto sulla fee di €.50 rispetto alla quota standard di €.300. Dovranno pagare al momento della registrazione un acconto di €.100 a persona, non rimborsabile, (minimo €.2.200 a squadra) fino al raggiungimento di 1.231 persone accreditate o entro il 31 dicembre 2016. Una volta versato l’acconto la squadra sarà iscritta all’evento. La scadenza per il pagamento del saldo EARLY BIRD sarà il 31/05/2017.

Se al momento del saldo una squadra effettivamente avrà meno di 22 pagaiatrici, inclusi timoniere e tamburino, le partecipanti perderanno lo sconto €.50,00 a persona e saranno inserite nella categoria “Quote iscrizioni individuali di squadre non complete” (si veda più sotto), e quindi dovranno pagare la quota di registrazione Standard di €.300,00 a persona.
Esempi:

• A) Al momento del saldo una squadra non è in grado di raggiungere il numero di 22 partecipanti perché hanno ad esempio 16 partecipanti ed hanno pagato l’acconto di €.2.200,00, dovranno pagare un saldo di €.2.600,00.
• B) Al momento del saldo una squadra non è in grado di raggiungere il numero di 22 partecipanti ed hanno solo 6 partecipanti ed hanno pagato l’acconto di €.2.200,00, il loro saldo sarà di €.0 e perderanno l’acconto di €.400,00.
• C) Al momento del saldo una squadra non è in grado di raggiungere il numero di 22 partecipanti perché hanno ad esempio 16 partecipanti ed in seguito aggiungono 6 supporters, ed hanno pagato l’acconto di €.2.200,00, l’acconto di €.2.200,00, dovranno pagare un saldo di €.4.400,00.

Nel caso in cui una squadra desideri iscrivere più di 26 pagaitrici, inclusi timoniere e tamburino, le ulteriori partecipanti aiuteranno a completare gli equipaggi misti, perciò godranno della tariffa scontata dell’Early Bird.

01/01/2017 – 30/06/2017: QUOTA ISCRIZIONE STANDARD (€.300,00 a persona). Durante questo periodo sarà possibile accreditare squadre complete pagando un acconto di €.100 a persona, non rimborsabile, (minimo €.2.200,00 a squadra) fino al raggiungimento del numero di equipaggi ammissibili (120 equipaggi). Una volta versato l’acconto la squadra sarà iscritta all’evento.
01/01/2017 – 30/06/2017: QUOTA ISCRIZIONI INDIVIDUALI di SQUADRE NON COMPLETE (€.300 a persona) sarà possibile iscrivere membri di squadre con equipaggi incompleti pagando un acconto di €.100 a persona, non rimborsabile, ed effettuando il saldo entro il 30/11/2017. Si ricorda che ogni partecipante dovrà essere membro di una squadra affiliata all’IBCPC anche se la persona si registra come singolo. Una volta esaurite le registrazioni per il completamento dei 120 equipaggi sarà possibile iscrivere solo supporter.
30/11/2017: scadenza per il saldo degli acconti. Entro tale scadenza dovranno essere indicati tutti i nominativi delle partecipanti per i quali è stato versato l’acconto. Chi non salda entro questa data rinuncia a partecipare al Festival e all’acconto dato.
1/07/2017 – 31/01/2018: è possibile integrare le squadre o iscriverne di nuove, in base alla disponibilità residua, a €.300,00 a persona fino al raggiungimento dei posti disponibili.

01/02/2018 – 01/04/2018: è possibile integrare le squadre o iscriverne di nuove, in base alla disponibilità residua, a €.350,00 a persona fino al raggiungimento dei posti disponibili.
Dopo il 2/04/2018: a discrezione del Comitato Organizzatore sarà possibile registrare solo supporter che non gareggiano alla quota di €.350,00 a persona (a causa della registrazione tardiva non sarà possibile includere nella quota il pacco gara, la medaglia e la maglietta del Festival 2018).
Note: i partecipanti sotto i 14 anni (nati dopo il 2003) potranno essere registrati ad una tariffa agevolata di €.180,00 che non include il pacco gara. I partecipanti sotto i 3 anni (nati dopo il 2014) potranno essere registrati gratuitamente.

4) MODALITà DI PAGAMENTO

– I pagamenti dovranno essere esclusivamente effettuati in valuta EURO;
– I pagamenti dovranno essere esclusivamente effettuati tramite bonifico bancario al codice IBAN che verrà inviato dopo l’accredito e nella CAUSALE dovrà essere sempre indicata la username della squadra che verrà conferita dal sistema di accreditamento.
-Le spese di invio ed incasso bonifico dovranno essere a carico della squadra che si iscrive: per il Comitato Organizzatore l’importo conteggiato sarà esclusivamente quello effettivamente incassato.

5) COSA COMPRENDE LA QUOTA DI ISCRIZIONE

1 sessione di allenamento tra il mercoledì ed il venerdì precedenti alle gare da prenotare tramite il sito web dopo aver confermato l’iscrizione della squadra con il saldo
Sabato e domenica 2 gare al giorno di dragon boat
Sabato e domenica pranzi sul campo gara
Gara dei supporters
Cerimonia di apertura
Pink Parade
Sandy Smith Global Race
Cerimonia dei Fiori
Cerimonia di chiusura con aperiparty
Pacco gara (escluso iscritti dopo il 2 /04/2018)
Medaglia (escluso iscritti dopo il 2 /04/2018)
Maglietta Festival 2018 (escluso iscritti dopo il 2 /04/2018)
Brochure ricordo
Badge identificativo
Area Atleti riservata
Tenda per ciascuna squadra
Banner con nome della squadra
Accesso ad attività ludiche nel area atleti
Acqua free sul campo gara
Trasferimenti al villaggio gara da punti di raccolta prestabiliti
Ambasciatore per ogni squadra
Tassa per IBCPC

6) PROGRAMMA PROVVISORIO EVENTO

Martedì: accreditamento e consegna pacco gara
Mercoledì e Giovedì: accreditamento e consegna pacco gara; allenamento
Venerdì: accreditamento e consegna pacco gara; allenamento e briefing capitani e timonieri, Congresso IBCPC, Pink Parade e a seguire la cerimonia di apertura
Sabato: gare
Domenica: gare, Sandy Smith Global Race, Cerimonia dei Fiori, Cerimonia di chiusura con aperiparty!

7) ACCREDITAMENTO
Si effettua esclusivamente attraverso il sito dell’evento e prevede 2 percorsi di registrazione differenziati tra le squadre già affiliate IBCPC e quelle non affiliate IBCPC.
Squadre affiliate IBCPC:

• 1. dovranno seguire il percorso “squadre affiliate IBCPC” selezionando il paese ed il nome della squadra e poi riempiendo il form con tutti i dati richiesti. Completato il form ed inviata la richiesta di account riceveranno una mail di conferma dell’invio effettuato.
• 2. dovranno attendere che un responsabile del Comitato Organizzatore verifichi la correttezza della richiesta ed invii, a mezzo mail, le credenziali di accesso al sistema di accreditamento.

Squadre NON affiliate IBCPC:

• 1. dovranno seguire il percorso “squadre non affiliate IBCPC” selezionando il paese e poi riempiendo il form con tutti i dati richiesti. Completato il form ed inviata la richiesta di affiliazione riceveranno una mail di conferma dell’invio effettuato contenente le istruzioni per il pagamento della quota di affiliazione a IBCPC (100 $).
• 2. eseguito il pagamento dovranno attendere che un responsabile IBCPC verifichi la correttezza della domanda ed invii, a mezzo mail, le credenziali di accesso al sistema di accreditamento.

una volta ricevute le credenziali

• 3. dovranno pagare l’acconto fee indicando nella causale del bonifico la username, non sarà pertanto possibile effettuare pagamenti fee prima di aver ricevuto la username.
• 4. una volta che il comitato organizzatore riceverà l’acconto e registrerà il pagamento, le squadre potranno eseguire le iscrizioni preliminari di un numero massimo di equipaggi proporzionale alla caparra versata (un equipaggio ogni 2200 euro). In questa fase non deve essere indicato il numero delle persone che verranno messe a disposizione per gli equipaggi misti.

8) FOTOGRAFIE e DESCRIZIONE SQUADRE: tutte le squadre dovranno fornire la propria fotografia e la descrizione della propria squadra per la brochure ricordo dell’evento.

9) PAGAIE e SALVAGENTI: saranno resi disponibili per le partecipanti che non prevedono di portarli.

Per eventuali chiarimenti potrete contattarci all’indirizzo info@florencebcs2018.org

SEE YOU IN FLORENCE 2018!